Как подготовиться к выставке: чек-лист оформления стенда

Что лежало в коробках компании N., приехавшей на отраслевую выставку в 8 утра в день монтажа:

• два ролл-апа, один из которых с прошлогодней акцией;
• пресс-волл без одной перекладины;
• триста каталогов, на сорок процентов про товары, которых больше нет;
• двести ручек;
• кофемашина;
• скатерть с логотипом, который компания сменила весной;
• пачка визиток уволенного менеджера;
• ни одного удлинителя.

Выставку компания пережила: удлинитель купили у соседей по павильону за тройную цену, а ролл-ап с акцией повернули лицом к стене. В обед пришёл пожарный инспектор и вежливо попросил сертификат на ткань пресс-волла. Сертификат лежал в офисе, у бухгалтера в ящике.

Выставку сдают как экзамен, только готовиться к нему надо за восемь недель, а не в ночь перед открытием. Вот чек-лист, который можно распечатать и повесить на стену.

За 8 недель

• Цель на выставку записана одной фразой: «20 встреч с дистрибьюторами», «100 контактов закупщиков сетей». Без цели не понять, что ставить на стенд.
• Получены технические требования организатора: размер площади, допустимая высота конструкций, где можно крепить, какие материалы разрешены.
• Узнали, нужны ли сертификаты пожарной безопасности на ткани и баннеры. На многих площадках их проверяют при монтаже.
• Посчитан бюджет: застройка, печать, мерч, форма для команды, дорога и проживание.
• Решено, что из старого оборудования ещё живо, а что пора менять.

За 6 недель: оформление стенда

• Задняя стена или пресс-волл. Это лицо стенда: логотип и одна главная мысль, крупно. На его фоне вас будут фотографировать.
• Ролл-апы – 1–2 штуки по бокам: продукт, выгода, QR на сайт или каталог.
• Стойка-ресепшн с брендированной панелью. Мобильная промостойка с печатью – от 26 400 ₽.
• Флаги или виндеры, если площадь открытая или выставка на улице: они видны поверх голов из конца прохода.
• Текстиль: скатерть или чехол на стол с логотипом, драпировка, подушки для зоны переговоров.
• Свет. Мимо тёмного стенда в светлом павильоне просто проходят.

За 4 недели: макеты и печать

• Макеты утверждены, а текст на стенде прочитан вслух: он должен быть понятен за 3 секунды.
• На макете новый логотип и актуальные контакты – проверьте трижды.
• Важное – в верхних двух третях: низ стенда закроют стол, коробки и люди.
• Отправлены в печать: пресс-волл, ролл-апы, флаги, текстиль. Сроки заранее уточните у менеджера.
• Запрошены сертификаты на материалы, если их требует организатор. Спросите у менеджера, какие сертификаты есть на нужные ткани.

За 3 недели: команда и мерч

• Форма для команды одного цвета: футболки, поло или жилеты с логотипом. Посетитель должен с первого взгляда понять, к кому подойти. Размеры – у каждого, а не «на глаз».
• Мерч: одна полезная вещь для нужных людей, а не тысяча ручек для всех.
• Бейджи с именами и должностями.
• Распределены роли: кто встречает, кто ведёт переговоры, кто записывает контакты.

За неделю

• Всё напечатанное собрано и проверено: развернули ролл-апы, собрали пресс-волл на полу в офисе. Пусть недостающая перекладина найдётся сейчас, а не в павильоне.
• Логистика: кто везёт, во сколько монтаж, где разгрузка, нужны ли пропуска на машину.
• Подготовлены шаблоны писем после выставки – их отправляют в первые 2–3 дня, пока о вас помнят.

«Тревожный чемодан» на день монтажа

• удлинитель на 3–5 розеток и сетевой фильтр;
• двусторонний скотч, малярный скотч, стяжки;
• ножницы, канцелярский нож, отвёртка;
• салфетки для стекла и экрана;
• запасные бейджи и маркер;
• зарядки для телефонов и планшета;
• вода и что-то перекусить: обед на выставке бывает в 16:00;
• папка с документами: договор с организатором, сертификаты на материалы, список команды.

В день выставки

• Стенд чистый, на столе ничего лишнего, кофемашина не стоит на месте для переговоров.
• Команда стоит, а не сидит с телефонами, потому что к занятым людям посетитель не подходит – он вежливый.
• Контакты записываются сразу – в форму или таблицу, с пометкой «о чём говорили».
• В конце дня – фото стенда и встреч, они пригодятся для отчёта и соцсетей.

После выставки

• Письма всем контактам – за 2–3 дня.
• Ролл-апы и пресс-волл – в чехлы, на хранение. Решите, что из этого поедет на следующую выставку, а что пора заменить.
• Сделан и записан короткий разбор, что сработало, а что нет, – через год пригодится.

Чего не стоит делать

• Не ставьте стенд, где всё написано мелко. На выставке читают заголовки, а не абзацы.
• Не экономьте на задней стене, если экономите на чём-то ещё: она попадает во все фото.
• Не берите X-баннеры туда, где сквозняк. Подробнее – в статье «Ролл-ап, X-баннер или пресс-волл».

Вопросы и ответы

Вместо морали

В этом году компания N. снова поедет на ту же выставку. Говорят, удлинитель уже лежит в коробке на самом верху, с биркой «НЕ ЗАБЫТЬ».

Перешлите чек-лист тому, кто у вас едет на выставку, – он скажет спасибо где-то в районе обеда в день монтажа.